RFID智能文件管理與控制可以實(shí)現(xiàn)定位管理、智能訪問、智能磁盤庫、在線監(jiān)控、RFID自動(dòng)識(shí)別等功能。目前,智能文件柜一般用于快速識(shí)別文件信息,柜內(nèi)安裝了RFID讀寫設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)收集,使得文件管理更加智能化、安全化、規(guī)范化、自動(dòng)化。RFID技術(shù)使文件管理更加智能化。
檔案是重要的信息資源,檔案管理非常重要。通過不斷完善檔案管理機(jī)制,檔案管理作為一種無形資產(chǎn)在企業(yè)管理中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。作為構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)的關(guān)鍵核心技術(shù)之一,射頻識(shí)別技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了檔案管理的自動(dòng)化和智能化。
射頻識(shí)別技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢
1.快速準(zhǔn)確定位:將整個(gè)檔案室的地理分布圖存儲(chǔ)在移動(dòng)抽查設(shè)備上,對(duì)被檢查的檔案進(jìn)行地理定位指示,實(shí)現(xiàn)快速查找和歸檔操作。
2.輕松盤點(diǎn):使用RFID抽查設(shè)備可以快速完成盤點(diǎn)、檢錯(cuò)、上架等??梢源蟠鬁p輕館員的工作量,提高檔案管理的效率,降低出檔時(shí)的出錯(cuò)率。
3.檔案信息的準(zhǔn)確記錄:檔案的操作員、借閱者、借閱者和歸檔時(shí)間由系統(tǒng)自動(dòng)登記,可防止人工錯(cuò)誤,保證檔案管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,并可提供檔案狀態(tài)的實(shí)時(shí)查詢和報(bào)表打印。
4.批量檔案借出、歸檔登記管理:檔案管理是很煩雜的工作,檔案管理人員少,尋借檔案的人多,應(yīng)用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,自動(dòng)化,增加工作效率的同時(shí)減少檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度,幫助館員實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的批量檔案借出,歸檔登記工作
5.文件RFID標(biāo)簽存儲(chǔ)信息可自由更改:電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)訪問容量大,存儲(chǔ)信息可自由更改,為文件屬性等信息管理提供便利。
6.安全性:檔案管理員在借閱和歸檔檔案前,必須通過身份認(rèn)證登錄到RFID檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將對(duì)非法取出文件發(fā)出警報(bào)。標(biāo)簽信息也可以加密。
智能文件柜功能在一般文件中的常見應(yīng)用 文件定位和引導(dǎo):通過內(nèi)置的RFID閱讀器和天線,用RFID電子標(biāo)簽實(shí)時(shí)感知檔案文件的位置;
權(quán)限管理:柜內(nèi)設(shè)有電控鎖,開門權(quán)限由RFID卡或指紋、密碼管理;
實(shí)時(shí)監(jiān)控:當(dāng)訪問文件出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí),系統(tǒng)會(huì)發(fā)出語音提示和指示燈報(bào)警;
智能文件柜主要用于金融行業(yè):重要銀行抵押文件管理、重要銀行憑證印鑒卡管理、重要證券文件管理;政府單位:安全部門檔案管理、公安政法檔案管理等。其他行業(yè):汽車證書管理、企業(yè)機(jī)密檔案管理、企業(yè)重要合同協(xié)議文件管理等。
RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息智能管理的信息化,快速收集檔案,如檔案的日常存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)。射頻識(shí)別作為信息載體,對(duì)文件流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)文件業(yè)務(wù)的自動(dòng)化管理和控制,實(shí)現(xiàn)高效的工作流程。RFID技術(shù)提高了檔案管理的整體業(yè)務(wù)管理能力,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享,提高了檔案控制的效率,簡化了管理流程,降低了人員的勞動(dòng)成本,為檔案管理提供了更加方便有效的管理模式。